Doręczenie zgłoszenia wad: e-mail, list czy polecony?

Dlaczego doręczenie rozstrzyga o Twoich pieniądzach

Obniżka powstaje według § 536 BGB z mocy prawa, gdy tylko istnieje istotna wada. Wyegzekwować ją możesz jednak z reguły dopiero od chwili wiedzy wynajmującego, a tę zapewniasz mu zgłoszeniem. Moment jego doręczenia jest więc dniem, od którego się liczy.

Zgłoszenie wad to oświadczenie woli wymagające dojścia do adresata. Według § 130 Abs. 1 BGB staje się skuteczne dopiero wtedy, gdy dojdzie do odbiorcy — czyli trafi do jego sfery władztwa tak, że w zwykłych okolicznościach może się z nim zapoznać. Przy liście jest to wrzucenie do skrzynki w zwykłej porze opróżniania.

A ciężar dowodu spoczywa na Tobie. Jeśli wynajmujący zaprzecza, że cokolwiek otrzymał, musisz wykazać doręczenie. Jeśli nie możesz, obniżka za cały wcześniejszy okres staje pod znakiem zapytania — nawet jeśli wada bezspornie istniała.

Porównanie dróg doręczenia

Wszystkie poniższe drogi są prawnie dopuszczalne — § 536c BGB nie przewiduje formy. Różnią się wyłącznie tym, co masz w ręku w razie sporu.

Dlaczego polecony za podpisem to gorszy wybór

Brzmi to początkowo przewrotnie: akurat najbardziej pracochłonny rodzaj przesyłki jest dla zgłoszenia wad najmniej pewny. Przyczyna leży w sposobie doręczania poleconego za podpisem.

Jeśli doręczyciel nie zastanie odbiorcy, zostawia tylko awizo. Ta karteczka nie powoduje doręczenia — nie jest oświadczeniem, lecz jedynie wskazówką, że oświadczenie czeka. Jeśli wynajmujący przesyłki nie odbierze, po terminie przechowywania wróci ona do Ciebie, a prawnie nie stało się nic.

Przy Einwurf-Einschreiben tej luki nie ma. Przesyłka jest wrzucana do skrzynki jak zwykły list i właśnie to wrzucenie jest dokumentowane. Doręczenie następuje więc niezależnie od tego, czy wynajmujący opróżnia skrzynkę.

Co dokumentować poza doręczeniem

• Kopię pisma dokładnie w wersji, którą wysłałeś.
• Datę wysyłki oraz, przy Einwurf-Einschreiben, numer przesyłki z potwierdzeniem doręczenia.
• Zdjęcia lub filmy wady z rozpoznawalną datą, najlepiej na bieżąco przez cały okres.
• Prosty protokół wady: data, godzina, obserwacja. Przy hałasie albo awarii ogrzewania to w ogóle najważniejszy dowód.
• Nazwiska możliwych świadków, na przykład sąsiadów albo współlokatorów, którzy mogą potwierdzić stan.

Do kogo musi trafić zgłoszenie

Adresatem jest wynajmujący, czyli Twoja strona umowy najmu — nie automatycznie właściciel i nie dozorca. Jeśli zaangażowany jest zarządca i wskazano go w umowie jako przedstawiciela, możesz doręczyć jemu; w razie wątpliwości wyślij pismo do obu.

Przy kilku wynajmujących po stronie wynajmującego — na przykład wspólnocie spadkobierców — oświadczenie musi dojść do wszystkich. Jeśli w umowie wskazano pełnomocnika do doręczeń, wystarczy ten jeden adres.

Jeśli sami jesteście w umowie kilkoma najemcami, zgłoszenie powinni podpisać wszyscy albo przynajmniej rozpoznawalnie się na nie zgodzić. Unika się w ten sposób sporu, czy jeden mógł działać za wszystkich.

Częste pytania